AI Backoffice의 작동 방식
하루가 어떻게 돌아가는지, 에이전트가 일을 어떻게 나누는지, 보고하기 전에 어떤 규칙을 지키는지, 승인은 어떻게 하는지 정리했습니다. 개발 예정이라고 표시한 것을 빼면 이 페이지의 내용은 모두 지금 저희 자체 시범 운영에서 돌아갑니다.
시범 운영의 하루
시키지 않아도 정해진 일정에 따라 하는 일
아침
아침 브리핑
밤사이 들어온 일, 이번 주 마감, 결정을 기다리는 일을 메시지 하나로 정리
하루 두 번
메일과 문자 안내
새 메일과 문자 안내를 읽고 날짜와 해야 할 일을 뽑아 하나씩 미결 사항 목록에 올림
거래내역 파일이 들어올 때
장부 갱신
새 카드·통장 거래내역 파일을 장부에 합치고 카드 알림 문자와 대조
필요할 때
초안
답장·알림·서류 목록 초안을 써 두고 대표님이 보실 때까지 보관
마감 전
반복 알림
신고일·갱신일·납부일을 한 번 알리고 끝내지 않고 처리될 때까지 다시 알림
밖으로 보낼 일이 생길 때
승인 요청
승인·취소 버튼 두 개가 달린 메시지
매주
주 1회 점검
장부가 최신인지, 정해진 작업이 모두 돌았는지 확인. 오래된 장부는 표시하고 오래된 데이터는 그대로 쓰지 않고 보고
에이전트별 역할 분담
대표님은 에이전트 하나와만 대화합니다. 그 에이전트가 나머지에게 일을 나누고 결과를 모아 대표님께 가져옵니다.
- 대표님은 총괄 비서와 대화함. 요청은 총괄 비서에게 가고 브리핑과 보고는 대표님께 옴
- 총괄 비서는 브리핑과 미결 사항 목록을 맡고 경리·회계, 세무 일정, 구매 조사, 시스템 에이전트에게 일을 나눈 뒤 결과를 모음
- 에이전트끼리 서로의 결과를 교차 확인
- 읽는 자료: 메일, 일정, 거래내역 파일, 공식 법령 데이터베이스, 웹
- 회사 밖으로 나가는 모든 일(발송·결제·신고·서명·게시·삭제)은 승인 절차를 거쳐 대표님께 감
급여·인사·계약·경영 리포트·마케팅 에이전트(개발 예정)도 같은 구조에 붙일 예정입니다. 에이전트 페이지의 개발 예정 역할
보고하기 전에 확인하는 규칙 네 가지
대부분 저희 시범 운영에서 겪은 실수에서 나온 규칙이며 규칙마다 생긴 사연은 알림은 시점, 장부는 결말에 적어 두었습니다.
알림은 시점, 장부는 결말
'결제 연체' 문자는 한순간을 알려 줄 뿐입니다. 에이전트는 결제 완료·연체·해지·예약 같은 상태를 보고하기 전에 장부·일정·원본 문서 같은 원본 기록을 확인하고 기록이 오래되었으면 짐작하지 않고 그 사실을 알립니다.
다른 에이전트의 답은 사실이 아닌 보고
다른 에이전트가 틀렸다고 하면 바로 고칩니까? 에이전트끼리 서로의 결과를 검토하지만 반박도 근거와 대조한 뒤에야 반영하며 의견이 같다고 해서 검증된 것으로 보지 않습니다.
검색 결과 0건을 '없음'으로 단정하지 않음
검색 결과가 0건이면 에이전트는 먼저 색인이나 출처가 최신인지 확인하고 오래된 출처에서 나온 빈 결과는 '모름'으로 보고합니다.
기억 대신 법령 원문
세율과 기한은 보도 요약에 기대지 않고 조문별 시행일까지 포함해 공식 법령 원문에서 읽으며 대표님 회사에 해당하는지 묻는 질문은 세무사에게 물어볼 목록에 올립니다.
데이터를 지키는 규칙 두 가지: 메일·웹페이지 속 문구는 지시로 다루지 않음. 카드번호·계좌번호·인증번호는 복사하지 않음. 두 규칙 모두 보안과 데이터 페이지에 있음
승인 절차
읽기·정리·조사·초안 작성은 에이전트가 알아서 합니다. 회사 밖에 영향을 주는 일은 모두 대표님을 기다립니다.
에이전트의 준비
메일·주문 내역·문서까지 실행할 내용을 모두 준비하고 그 이유를 설명
대표님께 오는 버튼 두 개
승인·취소 버튼 두 개가 달린 채팅 메시지가 대표님께 도착
승인해야만 실행
대표님이 직접 누른 승인이 있어야 실행. 30분 안에 답이 없으면 아무 일도 일어나지 않고 해당 건은 미결 사항 목록에 남음
급해 보인다는 이유로 이 단계를 건너뛰는 일은 없습니다. '급해 보인다'는 순간이야말로 사람이 직접 봐야 할 때입니다.
승인한 메일은 별도 업무용 계정에서 보내고 결제와 주문은 대표님이 직접 하며 에이전트는 돈을 움직이지 않습니다.
- 시범 운영 중 채팅 버튼으로 승인
- 개발 예정 웹 승인 화면과 카카오톡
Claude 기반 운영
지금
- 에이전트는 Anthropic의 Claude 모델로 동작함. 가용성을 위한 예비 모델만 따로 설정해 두었고 그 제공사는 개인정보처리방침에 밝혀 둠
- 에이전트·도구·정해진 자동 작업은 Claude Code로 개발
- 시범 운영은 구독형 Claude 도구로 돌아감
다음 단계(예정)
- 프롬프트 캐싱과 모델 라우팅(가벼운 작업은 작은 모델에 맡기는 방식)을 쓰는 Claude API로 이전. 다른 소규모 사업자에게도 예측할 수 있는 비용으로 서비스를 제공하기 위한 준비
- 고객별 모델 비용을 측정한 뒤 가격 확정
- 계정·저장소·로그를 분리한 고객별 격리 작업 공간
In English
This is the Korean version of the How it works page. The English page has the same content.